E-Mails an OnDrive? Verwirrt

[d.]

Hallo, mein Vorgesetzter und ich versuchen eine Möglichkeit zu finden, dass alle unsere E-Mails mit angehängten Dokumenten an einen bestimmten Ort gesendet werden können. Dadurch könnte eine Person täglich dort hineingehen und die Dokumente in unser Arbeitssystem hochladen, anstatt dass jeder einzelne dafür Zeit aufwendet. Wir können einfach keine Lösung finden.

Ich habe versucht, einen freigegebenen Ordner zu erstellen, aber unsere IT oder wer auch immer es ist, erlaubt es nicht. Wir möchten sie nicht um Berechtigungen bitten, weil sie seltsame Vorgaben haben. Wir können auch nicht um eine separate E-Mail bitten, um die Dokumente dorthin zu senden.

Wir dachten, vielleicht könnten wir ein OneDrive-Konto erstellen, in das jeder die E-Mails ablegen kann und an dem wir alle Zugriff haben, aber ich bekomme es nicht hin. Wenn ich die E-Mail speichere, werden die Anhänge nicht mitgespeichert, aber wenn ich die einzelnen Dateien speichere und sie abgebe, funktioniert es, aber die E-Mail ist nicht angehängt. Es fühlt sich an, als würde mir etwas fehlen, das dies einfacher machen würde.

Außerdem muss ich dabei das OneDrive-Konto in einem anderen Tab geöffnet haben, was nicht so schlimm ist, aber ich finde, es sollte eine einfachere Option geben. Wir nutzen die Web-Version und nicht die Outlook-App auf dem Computer, ich denke wir haben keinen Zugriff auf die Outlook-App. Also, ich weiß nicht genau.

Hoffentlich kann jemand meine verwirrte Frage verstehen. Danke!

 

[A.]

Ich verstehe nicht.

Wer ist "alle"?

Was sind "unsere E-Mails"?

Was ist "unser Arbeitssystem"?

Wo befindet sich der "gemeinsame Ordner"?

Womit hat Ihre IT-Abteilung Probleme und warum erstellen sie kein neues freigegebenes Postfach?

Es ist wahrscheinlich am besten, keine E-Mails aus Outlook zu nehmen, sondern sie alle in einem neuen freigegebenen Postfach zu haben, aber ich bin mir nicht sicher über die Details Ihrer Anfrage.

 

[d.]

Ich möchte sie nicht aus Outlook entfernen. Ich möchte eine Möglichkeit, alle Dokumenten-E-Mails meiner Teams an einem Ort über Office365 zu haben.

Unser Arbeitssystem ist für meine Frage irrelevant, es ist nur ein Programm, das wir für unsere Ansprüche nutzen. "Everyone" sind offensichtlich die Leute, mit denen ich arbeite. Es gibt keinen gemeinsamen Ordner.
Die IT ist eigenartig, wenn es um Anfragen geht, sie wissen nicht einmal, wie sie einfache Lösungsprobleme beheben sollen, wenn es Komplikationen gibt.

 

[d.]

Ich denke, ich habe ziemlich gut gesagt, was ich brauche.

 

[S.]

Wenn Sie ein Microsoft 365-Shop sind, könnte ein Tenant-Administrator ein gemeinsames Postfach oder eine MS365-Gruppen-Mailbox einrichten, an das/ die Ihre E-Mails weitergeleitet werden können. Ein Power Automate-Flow könnte automatisch Anhänge aus eingehenden E-Mails extrahieren und sie in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek oder auf OneDrive speichern (oder je nach Bedarf etwas anderes tun).

Dies klingt nach einer einfachen Geschäftsautomatisierungsanfrage. Ihr Unternehmen sollte einen Prozess haben, um solche Anfragen an die IT zu stellen. Sie sollten den offiziellen Kanal nutzen, anstatt eine eigene Lösung zu entwickeln.

 

[d.]

Unsere IT ist ehrlich gesagt sehr ungebildet. Immer wenn wir ein Problem haben, sagen sie "Starten Sie Ihren Computer neu" und danach zucken sie nur mit den Schultern und sagen "keine Ahnung". Aber danke für den Ratschlag, ich werde sehen, ob ich damit etwas erreichen kann.

 

[L.]

Wenn Sie die E-Mail und den Anhang als PDF drucken, sollten Sie die Möglichkeit haben, die Anhänge zu drucken.

 

[d.]

Ja, das ist das, was ich tue, aber ich wollte nur eine Möglichkeit finden, wie wir alle unsere Dokumente an einem Ort senden können, wo wir alle darauf zugreifen können.

 

[H.]

Bitte teilen Sie Ihrer IT-Abteilung mit, dass sie ihre Aufgaben erledigen sollen.

 

[d.]

Ich wünschte, ich könnte es. Ehrlich gesagt können sie nichts herausfinden. Manchmal denke ich, dass ich mehr weiß als sie.